M.J.C Espace Hélios
Lambres-lez-douai

La M.J.C

La M.J.C. et la R.G.P.D.

RGPD - CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS FOURNIES

 

Introduction

Vous disposez, conformément à l’article 34 de la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978, d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données qui vous concernent.

Depuis le  25 mai 2018, la nouvelle loi sur la Protection des Données Personnelles (Réglementation Générale sur la Protection des Données = RGPD) s’applique en Europe de façon drastique. Comme son nom l’indique, elle vise à protéger les données personnelles concernant les individus.

 

1) Inscription dans notre logiciel de gestion

Lorsque vous adhérez à notre association ou que vous participez simplement à un atelier ou à un événement de la M.J.C., nous inscrivons vos coordonnées dans notre logiciel de gestion adhérents. Nom, prénom, âge, sexe, adresse, téléphone, mail et catégorie socioprofessionnelle sont demandés.

Pourquoi collectons-nous ces informations ?

Nous vous rappelons que vos données ne sont traitées que pour assurer la relation entre vous et nous, par courrier postal, sms, téléphone ou courrier électronique. Lorsque vous êtes inscrit à un atelier et que l’intervenant est absent, vos coordonnées nous permettent de vous prévenir.

Elles ne sont pas cédées ni transmises à des tiers et nous nous engageons à respecter une totale confidentialité sur toutes les informations que vous nous ferez parvenir.

Est-ce que ces informations sont nécessaires ?

Ces informations nous permettent d’avoir une réactivité optimale dans la communication de nos événements ou en cas d’imprévus (absence d’animateur, séance reportée).

L’âge est demandé (pour les enfants) pour répartir les inscriptions par groupe (accueils de loisirs des mercredi après-midi, vacances…). Sinon, de manière globale, il nous sert d’indicateur pour les statistiques de l’année lors de l’assemblée générale.

La catégorie socioprofessionnelle est uniquement utilisée pour les statistiques internes.

Combien de temps les données sont conservées ?

Les données des personnes inactives sont conservées au maximum trois ans conformément à la loi, sauf temps plus court sur demande de votre part.

 

2) Fiche sanitaire 4/17 ans

Lorsque vous inscrivez votre enfant à un atelier de la M.J.C., une fiche sanitaire doit être remplie sur papier, aucune saisie informatique. Nom, prénom, âge, sexe, adresse, téléphone, mail ainsi que de nombreuses informations liées au bilan médical de l’enfant (vaccins, médecin traitant, allergies etc.). Elles sont obligatoires pour répondre à la législation jeunesse et sport en accueil de loisirs.

Pourquoi collectons-nous ces informations ?

Les fiches sanitaires sont demandés en renseignement d'urgence, c'est une sécurité pour les enfants (risques d'allergies, maladie, qui appeler en cas de problèmes...).

Les mails servent à communiquer aux parents les informations liées à l’activité de l’enfant (planning, rétrospectives, ateliers parents/enfants...).

Est-ce que ces informations sont nécessaires ?

Ce sont des données médicales nécessaires à la sécurité et au bien-être des enfants. 

Combien de temps les données sont conservées ?

Elles sont conservées pendant une saison, c'est à dire 1 an. 

Est-il possible de modifier/supprimer des informations ?

Il n'y a pas de logiciel, les parents fournissent sur papier ces informations.

 

4) Inscription à la newsletter

Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter sur notre site internet ou que vous nous indiquez votre adresse mail lors d’une inscription à un atelier ou événement quel qu’il soit dans notre mjc, votre adresse mail est ajoutée à notre mailing list.

Pourquoi collectons-nous ces informations ?

A raison d’une moyenne de 1 mail par semaine, nous vous communiquons, dans un but informatif, les événements à venir organisés par notre association ainsi que les informations liées à vos inscriptions et ateliers.

Est-il possible de se désinscrire ?

A tout moment, vous pouvez vous désinscrire à cette newsletter simplement en nous l’indiquant en réponse au mail reçu (mjc@mailingmjclambres.fr ou mjc@mjclambres.fr). Vous serez alors immédiatement retiré de notre mailing list et ne recevrez plus les informations liées à vos inscriptions et ateliers.

 

5) Inscription à la médiathèque

Lorsque vous désirez emprunter un livre, un cd, un dvd ou un document en médiathèque, une inscription est nécessaire dans notre logiciel de gestion médiathécaire.  Nom, prénom, âge, sexe, adresse, téléphone, mail sont demandés.

Pourquoi collectons-nous ces informations ?

Nous collectons vos coordonnées pour nous permettre de connaitre vos prêts et d’effectuer des rappels en cas de retard essentiellement.

Les données sont transmises à la Médiathèque départementale du Nord pour les statistiques du ministère de la culture. Elles sont également utilisées pour nos propres statistiques.

Est-ce que ces informations sont nécessaires ?

Seules les coordonnées postales sont obligatoires. Le mail et le numéro de téléphone sont facultatifs et permettent d’assurer un suivi plus rapide.

Combien de temps les données sont conservées ?

Les données sont conservées pendant 3 ans pour les personnes inactives, sauf demande de leur part.

 

De façon générale

Qui a accès à vos informations ?

Les salariés permanents de la M.J.C. à titre ponctuel ou de façon automatisée pour les mails groupés, courriers ou sms.

Sécurisation de vos données :

Vos données sont sauvegardées sur notre serveur NAS disposant de plusieurs niveaux de sécurité :

- sécurité logicielle avec accès par mot passe et données cryptées

- sécurité matérielle avec système raid en cas de défaillance du disque dur principal + sauvegardes automatiques quotidiennes sur un autre support.

De plus, le logiciel de gestion traitant les données adhérent est installé uniquement sur deux ordinateurs (celui de l’accueil et celui du responsable enfance/jeunesse) non accessibles au tout public, protégés par antivirus, antimalware et mot de passe utilisateur.

Le logiciel de gestion de la médiathèque est installé sur un seul poste, lui aussi protégé par antivirus, antimalware et mot de passe utilisateur.

Les fiches sanitaires papier sont classées, rangées sous clé et mises à disposition uniquement aux animateurs lors des ateliers.

Comment accéder / supprimer vos données ?

Nous avons à cœur de protéger vos données et votre vie privée. Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) du 25 mai 2018 et tout texte en vigueur à venir, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition (pour motifs légitimes) et de total oubli (effacement de toutes vos données numériques au sein de notre serveur), que vous pouvez exercer en nous adressant un mail à mjc@mjclambres.fr ou tout simplement en nous l’indiquant à l’accueil ou par téléphone.

Dans ce cas, vous ne recevrez plus d’informations de notre part.